正大集團(tuán)：數(shù)萬(wàn)名員工、數(shù)百家公司使用同一套泛微OA系統(tǒng)
原創(chuàng)： OA 泛微移動(dòng)辦公專家
正大集團(tuán)是我國(guó)改革開放后首家在華投資的外商企業(yè)，也是在華投資規(guī)模最大、項(xiàng)目最多的外商企業(yè)之一。400多家在華企業(yè)、數(shù)萬(wàn)名員工的龐大中國(guó)區(qū)業(yè)務(wù)，讓協(xié)同辦公成為正大集團(tuán)管理升級(jí)的重頭戲…
作為東南亞地區(qū)規(guī)模最大、最具影響力的跨國(guó)企業(yè)，正大集團(tuán)在華40年間，業(yè)務(wù)涵蓋農(nóng)牧、金融、地產(chǎn)、制藥等眾多領(lǐng)域。
這種多業(yè)務(wù)、多條線、多分部的發(fā)展模式讓正大集團(tuán)的中國(guó)區(qū)管理挑戰(zhàn)重重：
組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜業(yè)務(wù)大，信息傳遞、審批效率如何保證？
400多家公司、593個(gè)分部，怎樣實(shí)現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)辦公？
現(xiàn)有SAP業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)怎樣才能實(shí)現(xiàn)信息互通？
隨著集團(tuán)在華投資規(guī)模的不斷擴(kuò)大，針對(duì)以上管理難題，正大集團(tuán)選擇借力泛微OA搭建一個(gè)覆蓋數(shù)萬(wàn)名員工、400多家公司的一體化辦公平臺(tái)。
此次項(xiàng)目合作，泛微通過(guò)全面流程化的管理和多系統(tǒng)集成的方式融“協(xié)同作業(yè)、實(shí)時(shí)通信、信息發(fā)布、行政辦公、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)集成、移動(dòng)辦公”于一體，為正大集團(tuán)中國(guó)區(qū)員工打造一個(gè)集辦公、溝通、審批于一體的智能辦公平臺(tái)。
一、正大集團(tuán)OA項(xiàng)目實(shí)施亮點(diǎn)
1、一套系統(tǒng)覆蓋整個(gè)集團(tuán)
分支機(jī)構(gòu)之間的信息孤島狀態(tài)讓正大集團(tuán)實(shí)現(xiàn)“一套系統(tǒng)辦公”的需求日漸強(qiáng)烈。
泛微從正大集團(tuán)復(fù)雜的組織架構(gòu)入手，理清組織集團(tuán)內(nèi)部之間層級(jí)關(guān)系、職能關(guān)系，實(shí)現(xiàn)由集團(tuán)總部集中管控、各分支自主維護(hù)的協(xié)同辦公平臺(tái)。
?分級(jí)分權(quán)管理
從解構(gòu)集團(tuán)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)操作權(quán)限開始，實(shí)現(xiàn)多維度管理。
多維矩陣劃“層級(jí)”
以“組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)條線”為基準(zhǔn)，通過(guò)多維矩陣進(jìn)行崗位層級(jí)設(shè)定，讓復(fù)雜的組織架構(gòu)職能層級(jí)分明，如總部財(cái)務(wù)、大區(qū)財(cái)務(wù)、公司財(cái)務(wù)等。
權(quán)值分離定“權(quán)限”
泛微通過(guò)“權(quán)值分離”（權(quán)：后臺(tái)維護(hù)權(quán)；值：數(shù)據(jù)查看權(quán)）的方式，讓正大集團(tuán)形成從總部、大區(qū)到公司實(shí)現(xiàn)層級(jí)分明、職能清晰、權(quán)限分明的分權(quán)管控體系：
數(shù)據(jù)分權(quán)：根據(jù)多維矩陣，由集團(tuán)統(tǒng)一查看，子公司按權(quán)限范圍獲取有效數(shù)據(jù)；
維護(hù)分權(quán)：根據(jù)多維矩陣的層級(jí)劃分，系統(tǒng)由集團(tuán)統(tǒng)一管控，子公司自主維護(hù)；
【小結(jié)】：清晰的職能矩陣模式是正大集團(tuán)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化管控的基礎(chǔ)，從分權(quán)到集中管控，實(shí)現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)辦公。
2、“流程+文檔”打破界限，信息共享
以文檔為載體，打造集團(tuán)內(nèi)部知識(shí)庫(kù)，以流程為脈絡(luò)，規(guī)范辦公程序，收集、傳遞重要信息；讓正大集團(tuán)龐大的業(yè)務(wù)體系打破組織界限，實(shí)現(xiàn)信息高速共享。
流程管理
正大集團(tuán)的流程搭建主要以職能為基準(zhǔn)橫向鋪展，依細(xì)分種類而縱向深入。形成總部集團(tuán)流程通用易推廣，分部流程復(fù)制推廣、按需求自主搭建的管控模式。
目前全集團(tuán)總計(jì)上線六百多條流程，極大的統(tǒng)一了日常辦公標(biāo)準(zhǔn)。
公文管理
在詳細(xì)的文檔目錄框架內(nèi)通過(guò)流程收集文檔信息，形成集團(tuán)內(nèi)部知識(shí)庫(kù)，涵蓋從集團(tuán)至分部業(yè)務(wù)的所有信息數(shù)據(jù)，相關(guān)人員在權(quán)限范圍內(nèi)高效獲取。
【小結(jié)】：目前正大集團(tuán)已建立文檔目錄四百多個(gè)，正在逐步通過(guò)電子文檔資料的統(tǒng)一儲(chǔ)存、使用，來(lái)提高整個(gè)集團(tuán)的知識(shí)效應(yīng)，有效防止重要信息丟失。
3、集成SAP，業(yè)務(wù)管理一體化
實(shí)現(xiàn)SAP集成是正大集團(tuán)的一大核心需求，種類繁多的業(yè)務(wù)信息通過(guò)SAP進(jìn)行數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。
OA系統(tǒng)在流程審批中隨時(shí)從SAP自動(dòng)調(diào)取數(shù)據(jù)，并將審批結(jié)果回寫至SAP，形成信息實(shí)時(shí)更新、隨時(shí)調(diào)用、自動(dòng)填寫的一體化管理模式。
?OA-SAP集成在具體業(yè)務(wù)中的應(yīng)用：
費(fèi)用報(bào)銷類
所有費(fèi)用報(bào)銷類申請(qǐng)，如預(yù)算報(bào)銷、簽呈類費(fèi)用報(bào)銷、個(gè)人借/還款等，通過(guò)OA提交申請(qǐng)，審批通過(guò)后將結(jié)果回傳至SAP，自動(dòng)生成總賬憑證，根據(jù)申請(qǐng)類型觸發(fā)相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷流程，完成費(fèi)用報(bào)銷。
采購(gòu)付款類
采購(gòu)部根據(jù)整理出的供應(yīng)商付款清單，在OA系統(tǒng)提交采購(gòu)付款流程，OA審核通過(guò)將結(jié)果回傳至SAP，觸發(fā)付款流程，憑證自動(dòng)生成，OA接收付款信息，流程歸檔。
項(xiàng)目立項(xiàng)類
項(xiàng)目管理過(guò)程中往往涉及大量信息數(shù)據(jù)，如固定資產(chǎn)管理、合同全過(guò)程管理等。
目前正大集團(tuán)相關(guān)項(xiàng)目審批類流程，都將形成OA端申請(qǐng)、審批，SAP端記錄信息的模式，信息互通，自動(dòng)填報(bào)，效率大大提升。
【小結(jié)】：SAP-OA集成，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審批一體化管理，減少人員重復(fù)錄入工作，避免數(shù)據(jù)人工干預(yù)，減少信息誤差，提高信息傳輸效率，降低審批風(fēng)險(xiǎn)。
4、統(tǒng)一移動(dòng)工作臺(tái)，隨時(shí)隨地辦公
辦公移動(dòng)化，是正大集團(tuán)現(xiàn)代化管理模式的一大重要特征。
泛微將正大集團(tuán)的所有OA應(yīng)用同步至手機(jī)端，通過(guò)專屬APP和e-message實(shí)現(xiàn)組織統(tǒng)一、應(yīng)用統(tǒng)一、消息統(tǒng)一，幫助正大集團(tuán)數(shù)萬(wàn)名在華員工打造隨時(shí)隨地智能辦公體驗(yàn)。
【小結(jié)】：操作簡(jiǎn)單、多終端支持，讓辦公無(wú)處不在。
二、正大集團(tuán)OA系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值分享
未來(lái)，信息化建設(shè)將成為眾多像正大集團(tuán)一樣的大型集團(tuán)管理升級(jí)的重要發(fā)力點(diǎn)。
作為眾多大型集團(tuán)企業(yè)的長(zhǎng)期合作伙伴，泛微從產(chǎn)品、實(shí)施到服務(wù)全方位洞察客戶需求，讓智能辦公惠及更多需求型企業(yè)。
此次正大集團(tuán)OA系統(tǒng)，上線一年，總計(jì)產(chǎn)生流程17萬(wàn)多條，通常需要兩周以上時(shí)間才能完成的線下簽呈，現(xiàn)在兩天就能完成；正大集團(tuán)逐步呈現(xiàn)：
統(tǒng)一化：系統(tǒng)、信息、流程全面統(tǒng)一，高效辦公；
規(guī)范化：理清流程、制度落地，業(yè)務(wù)按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；
扁平化：系統(tǒng)集成，數(shù)據(jù)無(wú)縫對(duì)接，信息傳輸快；
簡(jiǎn)單化：業(yè)務(wù)程序化繁就簡(jiǎn)，移動(dòng)辦公打破界限。
